Künstliche Intelligenz ist längst im Alltag angekommen. Auch bei Mietverhältnissen wird sie zunehmend eingesetzt: Mieter lassen Betriebskostenabrechnungen prüfen, informieren sich über ihre Rechte oder nutzen KI, um Schreiben an ihre Hausverwaltung zu formulieren.
Dagegen spricht grundsätzlich nichts. Richtig eingesetzt kann KI ein hilfreiches Werkzeug sein.
In unserem Verwaltungsalltag erleben wir allerdings zunehmend auch eine andere Seite: Eine KI erhält unvollständige oder falsche Informationen und erstellt daraus eine ausführliche Einschätzung. Aus einer einfachen Frage werden so schnell mehrere Seiten mit vermeintlichen Fehlern, Forderungen und Vorwürfen.
Dabei wird leicht übersehen:
Eine KI kann nur mit den Informationen arbeiten, die ihr zur Verfügung gestellt werden.
Eine überzeugende Antwort muss nicht richtig sein
Gerade bei Betriebskostenabrechnungen reicht es häufig nicht aus, einzelne Zahlen oder Positionen in eine KI einzugeben.
Für eine sinnvolle Beurteilung können unter anderem der Mietvertrag, der vereinbarte Umlageschlüssel, der Abrechnungszeitraum, die Wohnfläche, die Gesamtkosten des Gebäudes, die geleisteten Vorauszahlungen und weitere Unterlagen relevant sein.
Fehlen solche Informationen, fehlt der KI ein Teil des Sachverhalts.
Trotzdem kann die erzeugte Antwort ausgesprochen überzeugend klingen. Sie kann konkrete Forderungen formulieren, rechtliche Vorschriften nennen und auf Wunsch sogar ein vollständiges Widerspruchsschreiben erstellen.
Aus einer Vermutung wird dann schnell eine scheinbar eindeutige Aussage:
„Diese Kosten dürfen nicht umgelegt werden.“
„Die Betriebskostenabrechnung ist fehlerhaft.“
„Mir steht eine Rückzahlung zu.“
Ob diese Aussagen auf das konkrete Mietverhältnis tatsächlich zutreffen, ist damit jedoch noch lange nicht geklärt.
Auch die Fragestellung beeinflusst die Antwort
Hinzu kommt ein weiterer Punkt: Nicht nur die Informationen, sondern bereits die Art der Frage kann die Antwort einer KI beeinflussen.
Wer beispielsweise fragt:
„Meine Hausverwaltung hat mir unzulässige Kosten berechnet. Welche Rechte habe ich?“
gibt bereits vor, dass die Kosten unzulässig sind.
Eine neutralere Frage wäre:
„Ich verstehe diese Kostenposition nicht. Welche Informationen benötige ich, um prüfen zu können, ob sie korrekt abgerechnet wurde?“
Das klingt nach einem kleinen Unterschied. Für die Antwort kann er jedoch entscheidend sein.
KI sollte deshalb möglichst mit vollständigen Informationen und einer offenen Fragestellung genutzt werden.
Was dann bei uns in der Verwaltung passiert
Erreicht uns ein umfangreiches KI-generiertes Schreiben, können wir die darin enthaltenen Beanstandungen nicht einfach ignorieren.
Die einzelnen Punkte müssen geprüft werden. Je nach Fragestellung ziehen wir dafür die Abrechnung, den Mietvertrag, Rechnungen, Buchungsunterlagen oder weitere Dokumente heran.
Das gehört selbstverständlich zu unserer Arbeit. Wer Fragen zu seiner Betriebskostenabrechnung hat oder einen Fehler vermutet, soll sich an uns wenden.
Problematisch wird es dort, wo wir umfangreiche Schreiben bearbeiten, deren Schlussfolgerungen bereits auf unvollständigen oder falschen Ausgangsinformationen beruhen.
Dann beantworten wir mitunter mehrere Seiten, obwohl sich die eigentliche Frage mit wenigen Sätzen hätte klären lassen.
Müssen wirklich alle Belege angefordert werden?
Ein weiteres Beispiel begegnet uns inzwischen regelmäßig.
KI-Systeme empfehlen Mietern bei der Prüfung einer Betriebskostenabrechnung häufig, sämtliche zugrunde liegenden Belege und Rechnungen anzufordern.
Mieter haben selbstverständlich das Recht, die einer Betriebskostenabrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen.
Die entscheidende Frage ist jedoch: Müssen dafür immer pauschal sämtliche Unterlagen angefordert werden?
Eine Betriebskostenabrechnung enthält zahlreiche Kostenpositionen und kann entsprechend viele Einzelbelege umfassen. Werden sämtliche Unterlagen angefordert, müssen diese zusammengestellt und zur Einsicht bereitgestellt werden – auch für Positionen, zu denen möglicherweise überhaupt keine Frage besteht.
Häufig ist eine gezielte Vorgehensweise sinnvoller.
Ist beispielsweise die Höhe der Gartenpflege unklar, können gezielt die dazugehörigen Belege eingesehen werden. Bestehen Fragen zur Hausreinigung oder zum Winterdienst, können genau diese Unterlagen geprüft werden.
Belegeinsicht ist ein wichtiges Recht. Sie ist aber kein Selbstzweck.
Wer zunächst feststellt, welche Position tatsächlich Fragen aufwirft, und anschließend die entsprechenden Belege prüft, kommt häufig schneller zu einer Antwort.
Ein Sonderfall: Heizkosten und Ablesewerte
Besonders häufig erreichen uns Fragen zu Heizkostenabrechnungen.
Hierbei ist wichtig zu wissen, dass die Verbrauchserfassung und die Erstellung der Heizkostenabrechnung in vielen Objekten durch spezialisierte Mess- und Abrechnungsdienstleister erfolgen.
Als Hausverwaltung können wir selbstverständlich Fragen zur Abrechnung entgegennehmen und prüfen.
Geht es allerdings um technische Sachverhalte – beispielsweise einen bestimmten Ablesewert, die Funktion eines Heizkostenverteilers oder die Ermittlung eines Verbrauchswertes – können wir diese Fragen nicht selbst technisch beurteilen.
In solchen Fällen geben wir die konkrete Beanstandung an den zuständigen Abrechnungsdienstleister zur fachlichen Prüfung weiter.
Auch hier gilt:
Je konkreter die Frage, desto gezielter kann sie geprüft werden.
Die Mitteilung
„Der Ablesewert des Heizkostenverteilers im Schlafzimmer erscheint mir im Vergleich zum Vorjahr ungewöhnlich hoch.“
kann gezielt geprüft und an den zuständigen Dienstleister weitergegeben werden.
Pauschale Vermutungen über defekte Messgeräte oder eine insgesamt falsche Heizkostenabrechnung helfen dagegen zunächst wenig. Entscheidend ist, welcher Wert oder welcher Teil der Abrechnung konkret in Frage gestellt wird.
Verwaltungszeit ist auch Zeit für unsere Mieter
Eine Hausverwaltung kümmert sich täglich um viele unterschiedliche Aufgaben: Reparaturen, Handwerkertermine, Schäden, Abrechnungen, Zahlungen, Versicherungsfälle, Wohnungsübergaben und zahlreiche weitere Anliegen.
Auch die Prüfung von Rückfragen und Einwendungen gehört selbstverständlich dazu.
Die zur Verfügung stehende Zeit ist jedoch nicht unbegrenzt.
Wenn wir umfangreiche Schreiben prüfen, sämtliche Belege einer Abrechnung zusammenstellen oder zahlreiche vermeintliche Fehler untersuchen, die auf unvollständigen Ausgangsinformationen beruhen, fehlt diese Zeit an anderer Stelle.
Zum Beispiel bei der Organisation einer Reparatur oder der Bearbeitung eines tatsächlichen Problems im Haus.
Deshalb ist eine zielgerichtete Kommunikation nicht nur für die Verwaltung hilfreich. Sie kommt letztlich auch unseren Mietern zugute.
Lieber eine konkrete Frage als fünf Seiten KI-Text
Wenn eine Position in einer Betriebskostenabrechnung unklar ist, muss daraus nicht sofort ein umfangreicher Widerspruch entstehen.
Eine Nachricht wie:
„Ich kann die Position Hausreinigung in meiner Betriebskostenabrechnung nicht nachvollziehen. Könnten Sie mir bitte erklären, wie sich der Betrag zusammensetzt?“
hilft häufig mehr als ein mehrseitiges Schreiben mit zahlreichen rechtlichen Schlussfolgerungen.
Damit können wir arbeiten.
Wir können die konkrete Position prüfen und erklären. Werden dazu Belege benötigt, können diese gezielt eingesehen werden. Ist eine technische Prüfung erforderlich, können wir die Frage an den zuständigen Dienstleister weitergeben.
Und sollte uns tatsächlich ein Fehler unterlaufen sein, kann dieser selbstverständlich korrigiert werden.
KI gerne – aber als Werkzeug
Wir möchten Mietern die Nutzung künstlicher Intelligenz keineswegs ausreden.
Im Gegenteil: KI kann dabei helfen, komplizierte Abrechnungen besser zu verstehen, Informationen zu strukturieren und konkrete Fragen zu formulieren.
Sie sollte jedoch als Werkzeug verstanden werden – nicht als Instanz, die allein anhand weniger Angaben verbindlich beurteilen kann, ob eine Abrechnung richtig oder falsch ist.
Eine KI kennt weder das Gebäude noch den Mietvertrag, die Buchhaltung, die vorhandenen Belege oder die Hintergründe eines konkreten Verwaltungsvorgangs, solange ihr diese Informationen nicht vollständig zur Verfügung stehen.
Unser Fazit
Prüfen Sie Ihre Abrechnung. Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist. Fordern Sie Belege an, wenn Sie eine Position nachvollziehen möchten.
Nutzen Sie dabei gerne auch künstliche Intelligenz.
Unser Wunsch ist lediglich: Stellen Sie möglichst konkrete Fragen und betrachten Sie KI-generierte Einschätzungen nicht automatisch als feststehende Tatsachen.
Eine gezielte Rückfrage lässt sich häufig schneller beantworten als ein umfangreiches, automatisch erzeugtes Forderungsschreiben.
Das vermeidet Missverständnisse, reduziert unnötigen Verwaltungsaufwand und schafft mehr Zeit für das, worum es bei einer guten Hausverwaltung eigentlich gehen sollte:
die konkreten Anliegen unserer Mieter und Eigentümer.